Het gesprek vanuit 3 stoelen

De meeste lastige gesprekken worden verloren in de voorbereiding.

Niet omdat er te weinig is voorbereid. Meestal juist omdat er heel grondig is voorbereid, maar op één ding: het eigen verhaal. Je hebt je argumenten op een rij, je weet wat je minimaal wilt binnenhalen, en je hebt een antwoord klaar op de drie bezwaren die je verwacht.

En dan zegt de ander in de eerste twee minuten iets waar je niet op had gerekend, en zit je de rest van het gesprek te improviseren vanuit je eigen loopgraaf.

Er is een voorbereidingsmethode die dat grotendeels voorkomt. Hij kost twintig minuten en drie stoelen.

De methode

Zet drie stoelen neer. Ja, letterlijk. Het werkt op papier ook, maar minder goed, en dat heeft een reden waar ik straks op terugkom.

Stoel 1: jouw positie.

Ga zitten en beantwoord hardop: wat wil ik uit dit gesprek halen? Wat is mijn belang? Wat mag er niet gebeuren? Wat voel ik als ik hieraan denk?

Dit is de stoel waar je al zat. Meestal is dit binnen vijf minuten klaar, omdat je dit werk al hebt gedaan.

Stoel 2: de positie van de ander.

Verhuis naar de tweede stoel. Ga zitten zoals de ander zit. En beantwoord nu dezelfde vragen, maar in de ik-vorm, alsof je hem bent.

Niet: “hij zal waarschijnlijk vinden dat het budget te krap is.”

Maar: “ik heb dit jaar al twee tegenvallers moeten uitleggen aan mijn eigen aandeelhouders, en ik ga niet als derde deze rekening presenteren.”

Het verschil tussen die twee zinnen is het hele punt van de oefening. De eerste is een aanname over de ander. De tweede is een poging om in zijn logica te stappen. De eerste kun je vanuit je eigen stoel bedenken. De tweede vrijwel niet.

Stoel 3: de waarnemer.

Ga op de derde stoel zitten, iets verder weg, en kijk naar die twee andere stoelen alsof je een collega bent die toevallig binnenloopt.

Wat zie je twee mensen doen? Waar praten ze langs elkaar heen? Welke vraag stelt geen van beiden? Wat zou je ze adviseren als je er geen belang bij had?

Waarom de stoelen ertoe doen

Dit onderdeel klinkt zweverig en is het niet.

Als je vanuit je eigen stoel over de ander nadenkt, blijf je jouw denkkader gebruiken. Je bedenkt wat jij zou vinden als je in zijn schoenen stond, en dat is iets heel anders dan bedenken wat hij vindt. De fysieke verplaatsing dwingt een onderbreking af. Je lichaamshouding verandert, je blikrichting verandert, en dat maakt het merkbaar makkelijker om een ander perspectief vol te houden dan wanneer je op dezelfde plek blijft zitten en het probeert te bedenken.

Doe het één keer met stoelen en één keer zonder, en je merkt het verschil zelf.

Wat het oplevert

Je verrassingen worden kleiner. Het gros van wat de ander inbrengt, heb je in stoel 2 al gehoord. Je hoeft niet meer te improviseren, je hoeft alleen nog te kiezen uit wat je al had bedacht.

Je toon verandert. Dit is het effect dat mensen het meest opvalt. Als je twintig minuten in iemands positie hebt gezeten, ga je het gesprek anders in. Minder verdedigend, meer nieuwsgierig. Dat is niet iets wat je hoeft te acteren, het is wat er overblijft nadat je zijn logica hebt begrepen.

Je vindt de derde optie. In stoel 1 en 2 zitten twee posities. In stoel 3 zie je vaak dat er een uitkomst mogelijk is die geen van beide partijen had geformuleerd, omdat allebei bezig waren met winnen op de as die al op tafel lag.

Twee valkuilen

Stoel 2 wordt een karikatuur. Als je in de tweede stoel gaat zitten en er komt iets uit als “ik ben een kortzichtige controlfreak die alleen naar de korte termijn kijkt”, dan zit je nog steeds in stoel 1. Je hebt alleen je eigen oordeel in de ik-vorm gezet. De toets: is dit een positie waarvan je kunt uitleggen waarom een verstandig mens hem inneemt? Zo nee, blijf zitten en probeer het nog eens.

Stoel 3 wordt een scheidsrechter. De waarnemer heeft geen mening over wie gelijk heeft. Zodra je in stoel 3 denkt “ik heb natuurlijk wel gewoon gelijk”, ben je terug in stoel 1. De waarnemer beschrijft het patroon tussen de twee, verder niets.

Waar het verder van pas komt

De oefening is ontworpen voor onderhandelingen, maar wordt in de praktijk net zo vaak gebruikt voor:

• een functioneringsgesprek waar je tegenop ziet
• een conflict tussen twee mensen in je team, waarbij jij stoel 3 bent
• een klantgesprek na een fout van jouw kant
• de voorbereiding van een presentatie aan een kritische raad van commissarissen

In alle gevallen is de winst dezelfde: je gaat het gesprek in met drie perspectieven in plaats van één. Dat is geen tactisch voordeel over de ander. Het is vooral een manier om niet vast te komen zitten in je eigen gelijk, wat in een lastig gesprek meestal de duurste positie is.

---

Arkad begeleidt directies en managementteams bij gesprekken waar veel van afhangt, van overnametrajecten tot conflicten in de top. Wil je een gesprek voorbereiden? Neem contact op met Patrick van der Linden.