Druk in je bedrijf, afwezig aan je bedrijf

Maandagochtend, kwart over acht. De eerste klant belt met een vraag over een levering. Daarna moet er een offerte de deur uit die nog niet helemaal klopt. Een medewerker heeft zich ziek gemeld, dus je springt zelf even bij. Tussendoor drie vragen van collega’s die niet weten hoe ze iets moeten aanpakken, en een leverancier die alleen met jou wil overleggen.

Om zes uur ’s avonds rijd je naar huis. Je hebt de hele dag hard gewerkt. Alles is opgelost.

En je bedrijf is precies even ver als vanochtend.

Dit is het verschil tussen werken ín je bedrijf en werken áán je bedrijf. Het idee is niet nieuw, het wordt al decennia beschreven in managementliteratuur. Toch zie ik het in bijna elk MKB-bedrijf dat ik bezoek. Niet omdat ondernemers het niet weten, maar omdat het zo lastig is om eruit te komen.

1. Werken in je bedrijf voelt als werken

Het probleem begint met iets positiefs. Je bent goed in je vak. Waarschijnlijk ben je er ooit mee begonnen omdat je iets beter kon dan anderen, of omdat je het met meer plezier deed. Dat vakmanschap is de reden dat je bedrijf bestaat.

Werken in je bedrijf levert direct resultaat op. De klant is tevreden, de offerte is verstuurd, het probleem is opgelost. Aan het eind van de dag kun je aanwijzen wat je hebt gedaan. Dat voelt goed, en terecht.

Werken aan je bedrijf voelt heel anders. Nadenken over de richting voor de komende jaren, een proces zo inrichten dat het zonder jou loopt, een leidinggevende ontwikkelen, een lastig besluit nemen over een product dat niet meer rendeert: dat heeft geen deadline, geen klant die erop wacht en geen resultaat dat je vandaag ziet.

Dus schuift het op. Niet één keer, maar elke week opnieuw. Er is altijd iets dat urgenter is.

2. Je wordt het plafond van je eigen bedrijf

Zolang een bedrijf klein is, is het geen probleem als de eigenaar overal bij betrokken is. Het is zelfs een kracht: korte lijnen, snelle besluiten, klanten die de baas persoonlijk kennen.

Maar er komt een moment waarop dat omslaat. Het bedrijf groeit, en de eigenaar groeit niet mee, want er zitten nog steeds maar 24 uur in een dag. Elke vraag die bij jou terechtkomt, wacht tot jij tijd hebt. Elk besluit dat jij moet nemen, ligt stil tot jij er aan toe komt.

Op dat moment ben je niet meer de motor van je bedrijf. Je bent de rem.

Het lastige is dat het team zich daaraan aanpast. Medewerkers leren dat het geen zin heeft om zelf een besluit te nemen, want de baas kijkt er toch nog naar. Ze leren wachten. En omdat ze wachten, heb jij nog meer te doen. In een eerder artikel schreef ik over patronen die zichzelf in stand houden. Dit is er een van de meest hardnekkige.

3. Het verschil zit in de vraag die je stelt

Werken aan je bedrijf betekent niet dat je nooit meer een klant helpt of een offerte maakt. Het betekent dat je bij elk probleem een andere vraag stelt.

Wie in zijn bedrijf werkt, vraagt: hoe los ik dit op?

Wie aan zijn bedrijf werkt, vraagt: waarom komt dit bij mij terecht, en hoe zorg ik dat het de volgende keer niet meer hoeft?

Een voorbeeld. Een medewerker komt voor de derde keer deze maand vragen hoe hij een bepaald type offerte moet opstellen. De eerste reactie is om het even snel uit te leggen. Dat kost vijf minuten, en het probleem is opgelost.

De tweede reactie kost een uur. Je gaat samen zitten, legt vast welke afwegingen je maakt bij zo’n offerte, en spreekt af dat hij voortaan zelf beslist tot een bepaald bedrag. De eerste keer kost dat meer tijd. Maar daarna komt die vraag nooit meer bij jou terug.

Het ene is een oplossing. Het andere is een verbetering van je bedrijf.

Waar je deze week kunt beginnen

Het begint met tijd, en die tijd komt niet vanzelf. Blok elke week een vast dagdeel in je agenda voor werk aan je bedrijf. Het liefst buiten je eigen pand, waar niemand even binnenloopt. Behandel die afspraak zoals je een afspraak met je belangrijkste klant zou behandelen: je verzet hem niet zomaar.

Houd daarnaast een week lang bij welke vragen en besluiten er bij jou terechtkomen. Zet achter elk punt of jij de enige bent die dit kan, of dat het bij jou ligt omdat het nu eenmaal zo is gegroeid. Het resultaat is vaak confronterend. Bij de meeste ondernemers valt meer dan de helft in de tweede categorie.

Kies uit die tweede lijst elke maand één ding en draag het echt over. Niet half, met de afspraak dat je er toch nog even naar kijkt, maar volledig, met duidelijke kaders en het vertrouwen dat het goed komt. Het zal niet meteen perfect gaan. Dat hoeft ook niet. Het gaat erom dat je team leert dat de beslissing bij hen ligt.

Ten slotte: gebruik dat vaste dagdeel voor de vragen die nu steeds blijven liggen. Waar wil ik met dit bedrijf over drie jaar staan? Welk besluit schuif ik al maanden voor me uit? In een eerder artikel schreef ik dat wachten ook een besluit is. Voor ondernemers die volledig in hun bedrijf opgaan, geldt dat misschien wel het sterkst.

Werken aan je bedrijf gaat niet over minder hard werken. Het gaat over werken op het niveau waar alleen jij het verschil kunt maken. Want het werk in je bedrijf kan op den duur ook door een ander worden gedaan. Het werk aan je bedrijf niet.